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Dicas para melhorar o controle de estoque

Dicas para melhorar o controle de estoque

Acuracidade: o que mantém o controle de estoque e o que deve ser evitado.

O controle de estoque é fundamental para um bom funcionamento produtivo e para o relacionamento entre departamentos de uma empresa de logística e armazenagem. A acuracidade não depende exclusivamente do inventário físico, que é simplesmente a contagem das unidades de todos os estoques do seu armazem. Sua confirmação deve coincidir com os controles de estoques determinados. No entanto, é necessário aliar o inventário cíclico e rotativo para que a acuracidade atinja níveis satisfatórios, ou seja, a contagem frequente dos estoques de modo a garantir um controle mais preciso com períodos determinados pelos gestores.

Para um bom controle de estoque e maior precisão dos inventários, é importante se atentar aos fatores que compõem a atividade de inventariar.

Métodos – A frequência dos inventários rotativos deve ser estudada com cautela. Não se deve demorar a repetir a contagem dos estoques, de modo que o máximo de intervalo recomendável é de um mês, e isso somente para determinados produtos. É recomendado que seja feita uma seleção de produtos por período, de acordo com o nível de necessidade popularidade, giro e outros fatores. Alguns devem ser contados semanalmente, outros podem ser intervalados mensalmente, mas há os que não podem passar de um dia, para não comprometer os controles. Além da frequência, também há o tipo de contagem a ser escolhido, se é a contagem normal ou a contagem cega. A normal tem a vantagem de ser mais rápida, mas é necessário considerar, infelizmente, que alguns contadores podem se utilizar de má fé, afetando o controle. A contagem cega elimina esse risco, devido ao fato dos contadores desconhecerem o saldo sistêmico, sendo assim impossível que influenciem na contagem. No entanto, a contagem cega possui a desvantagem de ser consideravelmente mais lenta do que a contagem normal. É tarefa dos gestores definir quando será conveniente fazer uso da contagem cega e da contagem normal, sendo essencial, para tanto, conhecer a equipe com a qual se trabalha, um dos tripés do sucesso da precisão dos inventários. É necessário que todos os processos envolvidos na contagem sejam esclarecidos e transparentes para a equipe envolvida, e que o processo seja formalizado. É conveniente que se investigue cada erro cometido, e que se defina auditorias paralelas, de modo a garantir a eficiência e segurança do processo.

 A equipe contratada ou disponibilizada para fazer o inventário deve ser bem direcionada para melhorar o controle de estoque.

controle de estoque

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Os métodos, os processos, o tempo de trabalho, os horários devem ser organizados de modo a aperfeiçoar a contagem. Disponibilizar parte do horário de profissionais que possuem outras funções para inventariar os estoques pode ser menos dispendioso quando se compara o investimento, mas o risco de erros, falta de precisão e da perda do nível de acuracidade pode afetar diretamente as vendas e a produção, gerando um prejuízo inesperado e um gasto maior do que o que se teria com profissionais adequados para o trabalho. Apesar de ser difícil manter os profissionais com dedicação exclusiva a essa tarefa motivados, é importante incentivá-los com premiação e benefícios, para que continuem mantendo o foco e evitando erros. O fato de ser um trabalho repetitivo pode fazer com que o nível de precisão diminua. Bônus por rendimento é um grande incentivo para que se mantenham os índices de acuracidade altos, e o problema não se desloque para a produção e as vendas. Também é essencial definir o cargo de cada membro da equipe para que fique bem claro o seu papel dentro do trabalho.

A tecnologia deve ser utilizada para facilitar o processo de controle de estoque.

Deve ser um instrumento utilizado a favor dos contadores e dos gestores, de modo a indicar erros que seriam imperceptíveis devido à quantidade de itens ou a velocidade da contagem. Os sistemas devem servir aos métodos escolhidos para a contagem. Leitores ópticos, planilhas eletrônicas, programas definidos para acusar pendências e indicadores automáticos devem adaptar-se ao processo, não sendo conveniente manter a tecnologia caso esta atrapalhe ou a equipe não se adapte a ela de modo considerável. Recomenda-se o uso também visando a eficiência e a segurança do processo, pois tratando-se de uma atividade exaustiva e repetitiva, pode haver brechas para descaso proposital. Esse item também se refere ao tratamento com a equipe e os métodos utilizados no processo de contagem. O uso de códigos de barras e leitores, por exemplo, podem evitar que um produto seja registrado várias vezes durante uma contagem física, por cansaço, por exemplo. Por isso, é essencial que se premie a equipe por desempenho e mínimo ou ausência de erros de modo eliminar o risco de má fé; que se defina carga de trabalho aceitável para um trabalho de contagem, especialmente se forem designados profissionais de outros cargos para o trabalho e que se realize uma frequência conveniente para cada produto.

Com os fatores aliados, há a garantia de altos níveis de acuracidade e melhoria no seu controle de estoque, evitando que problemas se desloque para as vendas e para a produção.

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Cotação Software de logística
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Paulista, conectado 24h na internet, curioso pelos números, extremamente ligado ao mundo da Tecnologia e Logística. Contato: mauricio@roadapps.net

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